Viranomaisprosessit eivät useinkaan etene suoraviivaisesti. Moni kohtaa tilanteen, jossa päätökset, asiakirjat ja eri viranomaisten toiminta muodostavat kokonaisuuden, jota on vaikea ymmärtää.

Epäselvä viranomaisprosessi syntyy usein, kun useat eri toimijat käsittelevät samaa asiaa eri näkökulmista. Tieto siirtyy viranomaiselta toiselle, mutta kokonaiskuva ei välttämättä siirry mukana.

Kun viranomaisprosessi on epäselvä, ensimmäinen askel ei ole kirjoittaa lisää, vaan jäsentää tilanne. Selkeä rakenne ratkaisee sen, mihin pelkkä lisäteksti ei pysty.

Jos tilanne on pitkittynyt, aineistoa on paljon, tapahtumat ovat ristiriitaisia tai et tiedä, miten edetä, kannattaa jäsentäminen tehdä yhdessä. Ulkopuolinen jäsentäminen auttaa näkemään kokonaisuuden.